Сверка кассы в сервисном центре
Вечером в кассе на 300 ₽ меньше, чем в программе. Утром в выписке банка стоит оплата картой, которой нет ни в одном заказе. В нашем сервисе за восемь недель сверка сошлась без вопросов в 18 днях из 57. Остальные дни мы разбирали по строкам, и ниже видно, из чего складываются расхождения.
Что с чем сверяется
Деньги за день лежат в трёх местах: наличные в ящике, оплаты в программе и платежи в банке по терминалу и СБП. Сверка кассы сравнивает их попарно. Наличные сверяются с программой в тот же вечер, а программа с банком — на следующий день, когда приходит выписка.
Вечером: смена против программы
В конце смены администратор пересчитывает наличные и отправляет отчёт: сколько в кассе, сколько в программе, сколько прошло по терминалу. В 20:05 бот сравнивает отчёт с программой и пишет, где не сошлось. Неполный отчёт он не сравнивает и просит дописать. Вечернюю сверку отчёта смены подключаем отдельно.
Затем администратор снимает кассу. Он отмечает, кто сегодня работал, касса закрывает смену и печатает Z-отчёт. Если владелец включил в «Настройки → Функции» чек к каждому расходу, кассу не снять, пока у расхода нет фото чека из магазина или отметки «Чека нет» с причиной.
На следующий день: банк против заказов
Выписка по эквайрингу и СБП приходит на следующий день, и бот сверяет её с оплатами в заказах. Если заказ закрыт, а оплаты нет ни по терминалу, ни переводом, появляется строка «Платёж не найден». За восемь недель таких строк у нас было 15, в сумме около 65 тысяч рублей, от 500 до 17 000 ₽ за раз. Каждую разбирает владелец и ставит отметку «Разобрано».
Сверку с выпиской банка тоже подключаем отдельно. Сейчас мы делаем её для Альфа-Банка, где у нашего сервиса счёт. Если у вас другой банк, напишите об этом в заявке.
Откуда берутся расхождения
| Что случилось | Сколько раз за 8 недель | Суммы |
|---|---|---|
| Наличных в кассе меньше, чем в программе | 14 | обычно 150–500 ₽, один раз 4 000 ₽ |
| Оплату картой провели как наличные | 14 | 500–6 000 ₽ |
| Платёж по закрытому заказу не найден | 15 | 500–17 000 ₽ |
Вторая строка — самая частая ошибка администратора. Оплату по карте проводят наличными, и вечером в ящике не хватает той же суммы. Наши администраторы сами пишут в корректировке «платили картой — провёл наличкой, перепутал», за восемь недель так было семь раз.
Такую ошибку исправляет кнопка «Сменить кассу» у операции. Деньги переезжают в нужную кассу, а онлайн-касса печатает чек возврата и новый чек с правильным способом оплаты. Администратор правит только сегодняшние операции, прошлые дни — владелец.
Где владелец это видит
Когда сверка подключена, на экране «Сегодня» есть блок «Касса и банк»: сошлась смена и банк или нет. Кнопка «Подробно» открывает неделю с календарём. Клик по дню показывает все его строки. Отдельно показаны расходы под вопросом и удалённые операции. Удалённая операция не исчезает: в журнале видно, кто её удалил и по какой причине.
Если над кассой стоит камера, у строки «Платёж не найден» есть кнопка «Камера». Она показывает ближайший к спорной оплате расчёт у стойки. Как работает камера, разбирали в статье ChatOffice о камере у кассы.
Вопросы
Что делать, если оплату картой провели наличными?
Открыть операцию и нажать «Сменить кассу». Деньги переедут в безналичную кассу. Онлайн-касса при этом напечатает чек возврата и новый чек.
Почему нельзя снять кассу?
Владелец включил чек к каждому расходу, и у одного из расходов нет фото чека. Прикрепите чек в разделе «Чеки к расходам» или отметьте «Чека нет» с причиной.
Кто видит расхождения?
Администратор видит сверку своей смены. Владелец видит всю неделю, расходы под вопросом и удалённые операции.