Программа для учёта ремонта техники

Приёмка, заказ, склад, касса и зарплата мастеров ведутся в одном кабинете. Мы сделали его для своего сервиса «Формула Ремонта» и в сентябре перевели сюда весь учёт из LiveSklad. Рядом работает бот: он отвечает клиентам в мессенджерах и на Авито, а заявки складывает в тот же список заказов.

Приёмка

Новый заказ открывается панелью справа, и список заказов остаётся на экране. Приёмщик набирает телефон, программа находит клиента и показывает его прошлые заказы. Повторному клиенту источник «Повторное обращение» ставится сам.

Устройство заполняется с подсказками: тип, марка, модель, IMEI, неисправность, внешний вид и комплектация. Какие поля обязательны, решает владелец в настройках формы.

Предоплату можно принять сразу при оформлении, и онлайн-касса пробьёт на неё чек. Квитанция печатается по вашему шаблону на принтер приёмки, этикетка со штрихкодом — на принтер наклеек. Для фирм-заказчиков так же собирают договор на ремонт с их реквизитами.

Заказ до выдачи

Заказ проходит четыре шага: принят, в работе, готов, выдан. В карточке собраны устройство, мастер, срок и вся история. История показывает, кто менял статус и поля, какую деталь отложили под заказ, когда звонили клиенту. Запись разговора слушается прямо оттуда.

Во вкладке «Работы и материалы» у каждой строки свой срок гарантии в месяцах или днях, закупочная цена и зарплата мастера. Внизу программа считает валовую прибыль заказа и долг клиента. Гарантийный ремонт оформляется копией исходного заказа.

Заказ без работ и без мастера выдать нельзя. Когда работы нет в прайсе мастеров, программа просит вписать зарплату вручную, и заказ не уходит клиенту с пустой строкой зарплаты.

Звонок о готовности

В списке заказов есть отбор «Требуют звонка». Администратор звонит и отмечает, дозвонился или нет. После недозвона бот готовит клиенту сообщение, администратор проверяет текст и отправляет. Сообщение уходит в MAX, а клиенту без MAX приходит SMS, не чаще раза в неделю. Отправку в MAX и SMS подключаем отдельно, от рабочего номера вашего сервиса.

Склад

На складе видно остаток, резерв, свободное количество и то, что едет от поставщика. Деталь можно отложить под конкретный заказ, и резерв снимется сам, когда она уйдёт в ремонт.

Заказ поставщику собирает кнопка «Подобрать дефицит». В заказ попадает всё, чего на складе меньше минимума, за вычетом того, что уже заказано. Инвентаризация идёт вслепую: кладовщик считает полку и не видит учётную цифру. Отчёт «Неликвиды» показывает, сколько денег лежит в деталях без движения.

Касса

Касс несколько, обычно наличная и безналичная. У каждой виден остаток, приход и расход за любой период. Вечером администратор снимает кассу: отмечает, кто работал, и касса печатает Z-отчёт. Если владелец включил в «Настройки → Функции» чек к каждому расходу, кассу не снять, пока у расхода нет фото чека из магазина или отметки «Чека нет» с причиной. Как просьба сервиса становится такой функцией, мы показали на странице о доработке программы.

Мы печатаем чеки на кассе АТОЛ через бесплатный драйвер производителя, без KkmServer и его лицензии, и так же подключаем кассу АТОЛ вам. Кассу другой марки кабинет подключает через KkmServer. Чек пробивается из браузера с любого рабочего компьютера. Если оплату провели не той кассой, деньги переводятся в нужную, а онлайн-касса печатает чек возврата и новый чек.

Зарплата мастеров

Правила начисления задаёт владелец. Мастеру можно платить процент от стоимости работ, от прибыли или от чистой прибыли заказа, администратору — за выход и за товар в чеке. Зарплата видна прямо в строке работы. В конце месяца программа собирает из этих строк ведомость. Каждый сотрудник видит свои начисления и вычеты.

Кто что видит

Мастер видит свои заказы. Кассы, ставки и чужие начисления ему закрыты. Права каждой роли владелец настраивает галочками. Журнал изменений показывает, кто правил или удалял заказ, чек и кассовую операцию. Удалённая операция остаётся в списке с пометкой и причиной.

Как мы на ней работаем

В кабинете «Формулы Ремонта» около двадцати тысяч заказов и почти четырнадцать тысяч клиентов. Базу мы перевезли из LiveSklad за один день в начале сентября. Как проходит такой переезд, рассказали на странице о переходе с LiveSklad.

Сколько стоит

Заказы, склад, касса и зарплата есть на всех тарифах. На «Старте» нет телефонии, выгрузки в файл, доступа по API и переноса базы из другой программы. Бот для клиентов подключается отдельно: 3 000 ₽ в месяц за двести разговоров. Первые семь дней бесплатно.

Вопросы

Можно ли работать с телефона?

Да. Кабинет открывается в браузере телефона. На узком экране строки работ показываются карточками, чтобы их не пришлось листать вбок.

Кто переносит базу из старой программы?

Мы. Заказы, историю, клиентов и остатки склада переносим сами, если у вас тариф «Рост» или «Максимальный». Подробности — на странице о переходе с LiveSklad.

Нужен ли отдельный компьютер или сервер?

Нет. Программа работает в браузере. Для печати на принтер приёмки ставится небольшая программа на компьютер у стойки.

Обязательно ли подключать бота?

Нет. Программу для заказов можно взять отдельно. Бот нужен, если клиенты пишут в мессенджеры и на Авито и отвечать им некому.

Как выбирать CRM под свой сервис, разбирали в статье ChatOffice «CRM для сервисного центра».